Etapas de la contratación

En la negociación se pueden distinguir tres etapas:

Etapa precontractual

a. Trata de…
Esta etapa tiene lugar antes de la formalización del contrato, y en ella las partes dialogan para definir cuáles serán sus términos. En esta etapa:

Las partes entran en conversaciones.
Discuten y definen el objeto del contrato (de lo que se trata).
Buscan un acuerdo sobre los derechos y obligaciones que les corresponden a cada una.
Determinan el territorio donde tendrá aplicación el contrato.
Acuerdan la duración del contrato.

Se trata de una etapa muy importante, pues los acuerdos a los que se lleguen se plasmarán en el contrato.

b. Recomendamos que…
En esta etapa es fundamental que el autor:

Evalúe las diferentes personas (naturales o jurídicas) que están interesadas en su obra. Esto se traduce en examinar aspectos como: la experiencia, la seriedad, el cumplimiento y la capacidad para satisfacer y atender sus expectativas.
Conozca bien a la persona con quien va a realizar el contrato. Se trata de establecer la experiencia y las garantías que le pueden ofrecer.
Formule todo tipo de preguntas con relación al contrato que realizará.
Lleve una memoria escrita de los diferentes puntos que se han discutido y que serán la base del contrato.
Conserve toda la correspondencia que se cruce con la otra parte durante la negociación.

c. No olvide que…
Esta etapa es la preliminar a la celebración del contrato, por tanto es de vital importancia que se discutan todos los aspectos, derechos y obligaciones que harán parte de él.

Etapa contractual

a. Trata de…
En esta etapa se define y establece el acuerdo de voluntades con claridad y precisión para que las partes tengan certeza del objeto del contrato, de sus términos y de sus efectos.
Se trata de la etapa más importante, pues es el marco dentro del cual las partes ejecutarán lo convenido.

b. Recomendamos que…
1. El contrato conste por escrito (o al menos se conserve memoria escrita) y contenga:

Las partes que contratan, su nacionalidad e identidad, y que se acredite la existencia y representación legal si se trata de una persona jurídica.
El objeto del contrato (de lo que se trata la negociación), definido con claridad y precisión.
Las remuneraciones o regalías que recibirá el autor, la oportunidad para liquidarlas y cancelarlas.
Los derechos y obligaciones de cada una de las partes.
La declaración de autoría y titularidad.
El territorio donde tendrá efecto el contrato.
La vigencia del contrato, es decir, el tiempo durante el cual las partes estarán obligadas a cumplir con lo establecido en él.
La forma y manera en que las partes resolverán los conflictos que surjan con ocasión de la ejecución del convenio. Los contratantes pueden decidir acudir a un juez o pactar que se someterán a lo que se conoce como “mecanismos alternativos de solución de controversias”, entre los cuales se encuentran figuras como la conciliación o el arbitramento.
El régimen legal que regula el contrato celebrado, teniendo en cuenta si este exige una formalidad especial.
Suscribir el documento en los ejemplares necesarios para que las partes tengan la memoria escrita del contenido del contrato y así facilitar su cabal cumplimiento.

2. Se asesore de un abogado experto en derecho de autor para que lo oriente en el proceso de negociación. Sin embargo, recuerde que quien decide es usted, como autor.

c. No olvide que…
Todos los contratos se deben realizar de buena fe. Este principio aplica para ambas partes.

Sobre el principio de la buena fe: la expresión “actuar de buena fe” es un término muy común entre las personas, la usan, la entienden, la intuyen, la reclaman como fundamental para la convivencia, pero casi nadie puede dar una definición.

La buena fe ha de estar presente en la celebración y ejecución del contrato; ella se refiere a valores éticos como:

Intención recta: no desviarse del bien que cada uno pretende alcanzar.

Transparencia: manifestar y convenir claramente el objeto del contrato y los derechos y obligaciones de las partes.

Honestidad: proceder con sinceridad y honradez.

Lealtad: mantener el equilibrio contractual sin pretender obtener ventajas indebidas.

Justicia: que cada una de las partes esté dispuesta a ejecutar lo que le corresponde y que sus derechos sean reconocidos, respetados y se cumplan.

Es recomendable, y en ocasiones la ley lo exige expresamente, que los contratos consten por escrito para evitar que se ponga en duda lo acordado.
Es fundamental tener presente que lo vinculante (para las dos partes) es el contenido del contrato y no el título o nombre que eventualmente le den. En este sentido, puede ser que los contratantes lo hayan llamado “Contrato de edición” cuando en realidad, por lo convenido y por su contenido se esté en presencia de una cesión de derechos.
Los contratos deben incluir en sus cláusulas los usos de las obras y todos los derechos y obligaciones que han de ejecutarse, evitando, en lo posible, vacíos o sobrentendidos.
Antes de firmar, es indispensable leer el contrato de principio a fin, formulando todas las preguntas que surjan con relación a cada cláusula. Solo cuando entienda el contenido de todas ellas y esté conforme, proceda a su firma.
Es importante que el autor consulte siempre su legislación nacional, pues algunos aspectos del contrato pueden estar regulados por la ley.
Se deben cumplir todas las formalidades que las leyes o normas vigentes exigen para que el contrato tenga validez.

Etapa de ejecución del contrato

a. Trata de…
En esta etapa cada una de las partes debe realizar o cumplir todas las obligaciones convenidas durante la vigencia del contrato para que se lleve a cabo su objeto.

b. Recomendamos que…

Se lleve a cabo un estricto cumplimiento de las obligaciones asumidas.
Esté atento al cumplimiento de las obligaciones a cargo de la otra parte.
Si la otra parte deja de cumplir o se retrasa con sus obligaciones, exija por escrito lo pactado en el contrato y envíelo por correo certificado para que quede constancia del reclamo realizado.
En el evento de que surjan circunstancias no previstas, use la figura jurídica denominada “Otrosí”, documento que se incorpora al contrato y que modifica una o varias de sus cláusulas o que adiciona nuevas.

c. No olvide que…
Es el incumplimiento el que genera discrepancias y conflictos jurídicos que pueden terminar en procesos, pleitos e indemnizaciones.