Artículo 4. El procedimiento de búsqueda diligente.

1. El procedimiento de búsqueda diligente tendrá por objeto la identificación y localización del titular o titulares de los derechos de autor sobre la obra huérfana. Dicho procedimiento, de obligado cumplimiento previo al uso de la obra, debe ser llevado a cabo de buena fe por las entidades beneficiarias conforme a lo dispuesto en el presente artículo.

2. El procedimiento de búsqueda diligente se efectuará en el territorio del Estado miembro de la Unión Europea de primera publicación o, a falta de publicación, de primera radiodifusión, excepto en el caso de obras cinematográficas o audiovisuales cuyo productor tenga su sede o residencia habitual en un Estado miembro, en cuyo caso la búsqueda diligente deberá llevarse a cabo en el Estado miembro de su sede o residencia habitual. En el caso de que dichas obras cinematográficas o audiovisuales hayan sido coproducidas por productores establecidos en distintos Estados miembros, la búsqueda diligente debe efectuarse en cada uno de esos Estados miembros.

En el caso de tratarse de obras insertadas o incorporadas, la búsqueda diligente se efectuará en el territorio del Estado miembro en el que se efectúe la búsqueda de las obras en la que aquéllas están insertadas o incorporadas.

3. Con carácter previo a la realización de la búsqueda diligente, se procederá en todo caso a consultar la base de datos de obras huérfanas creada y administrada por la Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea, antes Oficina de Armonización del Mercado Interior de la Unión Europea, de conformidad con el Reglamento (UE) n.º 386/2012, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 19 de abril de 2012.

4. En el caso de que la consulta de la base de datos mencionada en el apartado anterior no permitiera localizar en la misma la obra en cuestión, la búsqueda diligente se realizará consultando en todos los casos, como mínimo, las fuentes de información que se indican en el anexo del presente real decreto, sin perjuicio de la obligación de consultar fuentes adicionales disponibles en otros países donde haya pruebas que sugieran la existencia de información pertinente sobre los titulares de derechos.

5. En el caso de que las entidades beneficiarias no contasen con los medios personales o materiales para llevar a cabo la búsqueda diligente, se permitirá a otras entidades efectuar dicha búsqueda, pudiendo exigir estas últimas, en su caso, una retribución por dicho servicio de búsqueda diligente. En todo caso, la entidad beneficiaria que haya encomendado el procedimiento de búsqueda diligente será responsable del mismo.

6. El procedimiento de búsqueda diligente concluirá en el momento en que la entidad beneficiaria correspondiente registre la última de las respuestas a las consultas formuladas a las fuentes previstas en el anexo de este real decreto. En el caso de no obtener respuesta de alguna de las fuentes, se entenderá efectuada la misma transcurridos tres meses desde que se realizó dicha consulta.

7. Las entidades beneficiarias, una vez realizada la correspondiente búsqueda diligente, deberán remitir a la Autoridad nacional la siguiente información:

a) Denominación de la obra.

b) Fechas de la búsqueda y denominación de las fuentes de información consultadas.

c) La información prevista para estos casos en el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, y que abarca:

1.º Los resultados de las búsquedas diligentes que hayan efectuado y que hayan llevado a la conclusión de que una obra o un fonograma debe considerarse obra huérfana.

2.º El uso que la entidad beneficiaria hace de las obras huérfanas de conformidad con lo señalado en el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.

3.º Cualquier cambio en la condición de obra huérfana de las obras y los fonogramas que utilicen.

4.º La información de contacto pertinente de la entidad beneficiaria en cuestión.

8. Asimismo, las entidades beneficiarias deberán registrar la información referida en el apartado anterior en la base de datos de obras huérfanas, creada y gestionada por la Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea, antes Oficina de Armonización del Mercado Interior de la Unión Europea.

9. La Autoridad nacional remitirá sin demora la información recibida de las entidades beneficiarias, prevista en el anterior apartado 7, a la Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea, antes Oficina de Armonización del Mercado Interior de la Unión Europea. Será suficiente, a los efectos de considerar realizada esta remisión, la validación por parte de la Autoridad nacional, del registro efectuado por las entidades beneficiarias en la base de datos de obras huérfanas de dicha Oficina de la Unión Europea.

10. La entidad beneficiaria que haya efectuado la correspondiente búsqueda diligente será en todo caso responsable de la misma.

Artículo 5. Registros de la búsqueda diligente.

Las entidades beneficiarias deberán mantener y conservar un registro de sus búsquedas diligentes. El deber de almacenamiento de la información sobre dicha búsqueda se extenderá, como mínimo, a las fechas de búsqueda y denominación de las fuentes consultadas y a los certificados expedidos por los titulares de las fuentes de información consultadas que acrediten las consultas realizadas.