El Cerlalc, como parte de las investigaciones adelantadas en su Programa Técnico 2016-2017 y con el objetivo de contar con un diagnóstico del estado actual de las agencias ISBN en Iberoamérica, nos propuso desarrollar el estudio Panorama de las agencias nacionales de Iberoamérica, en el que ofrecemos información sobre la evolución del sistema ISBN y su situación en la región. Se trata de un análisis detallado de las agencias de los países miembros del Cerlalc, de acuerdo a sus condiciones institucionales, técnicas y administrativas, a la vez que revisa las oportunidades de mejora y los retos que enfrentan dichas organizaciones en el trámite del ISBN y en la implementación de servicios complementarios para el sector editorial de la región.

La finalidad del estudio es formular una serie de recomendaciones —conforme al perfil y capacidad instalada de estas organizaciones, así como al tamaño y participación en el mercado regional del libro— que permitan distinguir y priorizar las necesidades que deben ser atendidas para alcanzar, por un lado, la nivelación y optimización en la prestación del servicio a los usuarios del ISBN y, por otro, el desarrollo de estrategias que dinamicen la relación de la agencias con el universo del libro y que exploren una diversificación en la oferta de sus servicios, como parte de su sostenibilidad.

Presentamos a continuación algunos de los hallazgos de la investigación, así como las recomendaciones formuladas, que pueden consultarse más ampliamente en la publicación Panorama de las Agencias Nacionales del ISBN de Iberoamérica. Diagnóstico y recomendaciones para su fortalecimiento.

En el mundo existen más de 150 agencias a cargo del sistema ISBN con cobertura en más de 200 territorios (Agencia Internacional ISBN 2017). De estas 150 agencias, 21 están en Iberoamérica y se dividen en dos grandes grupos: las que son operadas por instituciones de carácter público a cargo de la cultura (62%) y aquellas que pertenecen a agremiaciones privadas sin ánimo de lucro del sector editorial (38%). La mayoría de las agencias de carácter público se encuentran ubicadas en las bibliotecas nacionales del país. Al ser sin ánimo de lucro, estas instituciones se enfocan en asegurar la buena prestación del servicio en cada una de sus fases (solicitud, asignación, pago), en acciones encaminadas a que el sistema ISBN sea conocido y apropiado por el sector (capacitaciones, tutoriales, manuales, asesorías personalizadas) y, en casos particulares, en generar recursos complementarios de utilidad para el mercado editorial (informes estadísticos y del mercado del libro y catálogos nacionales).

Este perfil de las Agencias Nacionales ISBN en Iberoamérica es extensivo a la mayor parte de las agencias en el mundo. No obstante, si revisamos mercados editoriales representativos a nivel internacional, como en el caso de los Estados Unidos (que ocupa el primer lugar, con una participación del 30% en la venta de libros a nivel mundial), Alemania (en el tercer lugar, con un 9% de la participación) y Reino Unido (con un 4%, compartiendo posición con Francia), [1] nos encontramos con un perfil de Agencias Nacionales operadas por empresas con propósitos comerciales, donde la gestión del sistema ISBN va ligada a una oferta heterogénea de soluciones para diversos agentes del universo del libro (bibliotecas, autores-editores, autores, editoriales grandes e independientes, minoristas, libreros, tiendas en línea). Además, estas agencias encuentran en los metadatos, las bases de datos y los sistemas de información, análisis y medición sofisticados tanto de las publicaciones como del sector su mayor activo para diseñar, desarrollar y ofrecer una variada gama de productos a la medida de los agentes del mercado editorial.

Las 21 agencias ISBN de los países iberoamericanos miembros del Cerlalc realizaron un total de 325.485 registros en el 2016; de los cuales el 59,8% se expidieron en agencias ubicadas en agremiaciones y el 40,2% restante en entidades del Estado. Este mayor número de registros en las instituciones privadas se debe al gran peso que tienen España y Portugal, cuyas agencias se encuentran dentro de la Federación de Gremios de Editores de España y la Asociación Portuguesa de Editores y Libreros, respectivamente. Estas dos agencias agrupan alrededor del 70% de los registros provenientes de las agencias ISBN ubicadas en el sector privado. En el caso de América Latina, el 68% de los registros son realizados por agencias del sector público, versus el 32% de registros elaborados en agencias ubicadas en las agremiaciones.
Con relación a la productividad de las agencias en la región, esta depende de varios factores. En primer lugar, está limitada por la demanda, esto es, depende de la cantidad total de registros solicitada en el país anualmente y, por lo tanto, hay agencias en donde la capacidad de atención del personal es superior a la de la demanda de registros. El segundo factor corresponde a las diferencias en el grado de sistematización de las agencias. Existen agencias con un mayor grado de automatización del trámite del ISBN en toda su cadena (como es el caso de la agencia española con 86.000 registros en el 2016), que están en capacidad de atender con un menor número de empleados la demanda del ISBN, en comparación con aquellas que tienen un número de solicitudes similares (caso Brasil, con alrededor de 80.000 registros al año) que, al no tener el flujo del trámite totalmente automatizado, requieren de más empleados para cubrir la demanda anual.

Con el fin de presentar un análisis del estado de las agencias en la región y de formular oportunidades de mejora frente a la operación de las mismas tanto en el trámite de asignación del ISBN como en los servicios complementarios —que se derivan básicamente del aprovechamiento de los metadatos— se aplicó una encuesta diseñada especialmente para las Agencias Nacionales ISBN (la cual contestaron 18 agencias) y otra desarrollada para editoriales y usuarios del servicio. También se consultaron algunas fuentes secundarias y se analizó el contenido de las páginas web de las agencias objeto de la investigación. A partir de la sistematización de la información obtenida realizamos un análisis DOFA de aquellos aspectos internos de la operación de las agencias que consideraban sus fortalezas y debilidades, así como las oportunidades y amenazas percibidas desde el exterior.

La mayoría de las agencias identificó entre sus principales fortalezas el contar con personal competente con conocimientos técnicos sobre el funcionamiento del sistema, la rapidez en la atribución de solicitudes y la atención al público. Algunas agencias perciben como fortalezas actividades que corresponden a los que deben ser estándares básicos de funcionamiento de la agencia: contar con un sistema en línea, brindar códigos de barras para las publicaciones, contar con equipo informático suficiente o poder participar en las reuniones internacionales convocadas por el Cerlalc. En cuanto a las debilidades, estas se relacionan con la falta de presupuesto, personal y necesidad de actualización del software RISBN. Este último punto se debe a que la versión 5.2 del software ISBN no cuenta con los estándares internacionales de manejo de metadatos o de categorización de materias. Sin embargo, este problema quedará superado a lo largo de este 2018, una vez las agencias instalen la versión 5.3 que el Cerlalc ha desarrollado.

Las principales oportunidades encontradas por las agencias tienen que ver sobre todo con el crecimiento del sector. En la medida en que los sectores editoriales de los países sean más grandes y maduros tendrán una demanda creciente de identificadores y habrá un aumento en diferentes formatos digitales. Otras oportunidades están relacionadas con identificar nuevos usuarios del ISBN, desarrollar nuevas actividades o implementar productos que permitan brindar al editor mayor visibilidad de sus publicaciones y buscar una mayor cohesión con los diferentes agentes del sector editorial. Finalmente, las amenazas percibidas están relacionadas con factores macroeconómicos y reducciones presupuestales en el sector gubernamental.

El hecho de que las agencias operen dentro del sector público o en agremiaciones del sector privado genera una perspectiva de desarrollo particular con respecto a los alcances de las actividades realizadas por las agencias y la posible ampliación de sus servicios ya que, en general, las empresas que no persiguen un objetivo económico tienen gestiones menos desarrolladas en lo que se refiere a las actividades de visibilización y mercadeo, así como en las relacionadas con la gestión comercial (Crespo Ferrer, 2011); aunque esto no quiere decir que no puedan tener una excelente oferta de servicios y un diálogo permanente con sus usuarios que les permita implementar nuevas funcionalidades en respuesta a sus necesidades.

Varias agencias prevén ofrecer en el futuro una mayor cantidad de servicios y un conjunto de procesos tecnológicos para sus usuarios, sin que medie necesariamente un interés por incrementar los ingresos o generar márgenes de utilidad. Lo que se busca a través de la ampliación de sus actividades es brindar un mejor servicio y optimizar las herramientas tecnológicas para que los usuarios puedan mejorar sus labores comerciales y la gestión de sus procesos de información. Las agencias que hacen parte de los organismos públicos de cultura cuentan por lo general con presupuestos, recursos tecnológicos y logísticos mucho más reducidos que los de sus pares ubicados en instituciones privadas. Como consecuencia, pocas de ellas prevén ampliar sus funciones en un futuro cercano y, en general, orientan sus actividades de manera más exclusiva al tema de la asignación.

Latinoamérica, gracias a la asistencia técnica del Cerlalc y de la implementación del software RISBN 5.3 para la gestión del registro, lleva una ventaja importante en comparación con lo que ocurre en otros lugares del mundo, sobre todo para las agencias pequeñas. Otra ventaja derivada de la asistencia del Cerlalc es contar con una centralización de los datos de la región y el establecimiento de normas para el tipo y calidad de los datos y su almacenamiento en formatos estándares, lo cual permitirá generar proyectos regionales en donde todos los países se vean beneficiados de la gestión conjunta de esta información.

El diagnóstico que hemos realizado del estado de las Agencias Nacionales ISBN en Iberoamérica ha permitido identificar un conjunto de recomendaciones para mejorar su funcionamiento. Para ello es fundamental realizar un trabajo articulado con el fin de lograr una mayor integración de las agencias, que tenga como resultado una nivelación de las condiciones básicas de prestación del servicio, la transferencia permanente de capacidades tecnológicas y organizacionales y la creación de proyectos conjuntos que generen beneficios para las agencias, den respuesta a los nuevos retos de la industria editorial en la era digital y contribuyan a la circulación del libro en la región.

Entre las recomendaciones que formulamos están:

• Generar acuerdos básicos a los cuales se adhieran todos los países y según los cuales las instituciones donde operan las agencias de registro, sean públicas o privadas, garanticen las condiciones óptimas tanto a nivel tecnológico como a nivel operativo para su funcionamiento.
• En los países cuyas agencias presenten eventuales problemas de sostenibilidad se recomienda generar alianzas público-privadas que permitan tener una mejor prestación de servicios o evaluar las posibilidades de transferencia entre organizaciones.
• Es prioritario que todos los países que utilizan el software RISBN para el trámite del ISBN logren tener instalada la versión 5.3 del programa, ya que esta versión incorpora los estándares internacionales vigentes de manejo de metadatos (ONIX) y la categorización de materias (Thema), lo cual garantiza que no haya problemas a la hora de circular los títulos dentro y fuera de los circuitos comerciales en la región. También facilitará la realización de un catálogo regional de libros en venta.
• Tanto en los países con mayores capacidades operativas y financieras como en aquellos donde se encuentran agencias más pequeñas es recomendable desarrollar servicios adicionales para los agentes editores con miras a prestar un mejor servicio y generar mayores ingresos.
• Desarrollar estrategias de promoción de las agencias y sus servicios en el sector editorial, así como mejorar sus mecanismos de comunicación y socialización sobre la importancia y significación del ISBN en el mundo editorial.
• Crear un proyecto de alcance regional para el fomento de la circulación del libro, mediante un catálogo regional de libros en venta.
• Evaluar cuáles agencias podrían implementar labores asociadas a data management a partir de la gestión de sus metadatos.

[1] Información tomada de The Statistics Portal, (consultada el 27 de noviembre de 2017).